複合機
【エコにも繋がる】受信FAXをメールに転送する設定方法とは？
この記事は約 4 分で読めます。
こんにちは。「biz-us クラウド」編集部です。
複合機を使用している方の多くは、FAX受信も複合機で行っているのではないでしょうか？
すべてのFAXを印刷していると無駄な紙も増えてしまいますよね。必要なFAXだけを印刷できれば便利だと思いませんか？
そんなお悩みを解決すべく、今回はタイトルの通り「受信したFAXをメールに転送する設定方法」について操作画面を用いて解説します！
目次
FAX転送の設定方法とは？
京セラの複合機を例に解説していきます。
結論から言うと、以下の手順で受信FAXをメールに転送できます。
- まず[京セラ コマンドセンター]にアクセスし、管理者としてログインします。
- [機能設定]から[メール]を選択すると、メール設定のページが表示されます。メール設定のページが開きます。
ここには、複合機からFAX転送したいメールアドレスに送信するための「メールアドレス情報（転送元）」を入力します。
※SMTPサーバー名やポート番号などは使用しているメールによって異なりますので別途ご確認ください。
京セラ機以外でも多くの機種に同様の機能がついていますので、販売代理店やメーカーに確認してみてください。
準備するものは、「①いつも使用しているメールアドレス（転送先）」と「②複合機用のメールアドレス（転送元）」の2つのメールアドレスです。
- そのまま下にスクロールすると下記画像の設定箇所が出てきます。
- 差出人アドレスに「複合機用のメールアドレス（転送元）」を入力し、[設定]をクリックします。
- 次に、アドレス帳に「転送先のメールアドレス」を登録します。
コマンドセンターの[アドレス帳]→[本体アドレス帳]を開いて、[追加]をクリックします。
- 「名前、名前（フリガナ）、メールアドレス」を入力し、[設定]をクリックします。
- アドレス帳に追加されたことを確認してください。
- 次にコマンドセンター内の[機能設定]→[条件付き受信/転送]をクリックします。
- デフォルトではオフになっていますので、[設定/登録]をクリックします。
- 条件付き受信/転送を[すべての受信に適用する]に設定し、転送を[オン]にします。
そうすると下記画像のような設定画面が追加で表示されますので、[アドレス帳]をクリックします。
- 先ほど登録したアドレス帳を選択し、[設定]をクリックします。
- ファイル形式は、通常[PDF]または[TIFF]を選択しています。
- 印刷は、転送と同時に紙出しする場合はオンにして[設定]をクリックします。
※紙出ししない場合はオフのまま
以上で FAX 転送の設定は終了です。
FAX転送のメリットとは？
FAX転送の主なメリットは以下の3つがあります。
1．枚数を抑えることができる
必要なものだけを印刷することで、枚数やインクの無駄を抑えられます。
「1枚に使う紙やインクの料金なんて……」と思うかもしれませんが、毎月の使用量をトータルしてみるとかなりのコスト削減が期待できます。
2．PCやスマートフォンで確認できる
業務が忙しくて席から離れられない時や外出中でもPC・スマートフォンで簡単に確認することができます。
複合機まで行って確認する手間が省けるのも、この機能の大きなメリットです。
3．そのままデータとして保存・送信できる
取引先とのデータや、誰かに直接送りたい FAXは、PCやスマートフォンに転送できるため、スキャンすることなくそのまま送信できます。
また「過去のFAXを処分してしまった」「どこかに紛失してしまった」といったトラブルもデータとして保存しておけば回避できます。
この機能の便利さを記事を書きながら再認識しました。
京セラコピー機についての記事は他にもありますのでメーカー選びの参考にしてみてください。
まとめ
いかがでしたか？
「このような機能があるのに知らなかった」と感じる方も多いのではないでしょうか？
FAX転送の一番のメリットは、トナーや料金の無駄を抑えられることです。
そして何よりも「紙の無駄遣いがなくなる」ことは、地球の環境にも優しいという大きなメリットだよね！
業務効率の向上や環境への配慮として、このFAX転送機能をぜひ活用してみてはいかがでしょうか？
株式会社ＭＪＥの「biz-usクラウド」では、複合機の操作方法や関連するお困りごとに、京セラ複合機の専門家がお電話やリモート操作でサポートいたします。
もし興味がございましたら、お気軽にご相談ください。
株式会社MJEは京セラ複合機の国内販売台数トップの1次代理店
弊社は、全国1万6,000社以上の取引実績を持ち、その経験から得られた豊富な知見を持っています。また、京セラ複合機に関しては国内販売台数トップの1次代理店でもあります（※2022年度実績）。
複合機に関する記事は他にもありますので、メーカー選びの参考にしてみてください。
当社の「biz-usクラウド」では、京セラ複合機に関するプロのサポートスタッフが複合機の導入からアフターフォローまでノンストップでサポートしています。
