こんにちは。「biz-us クラウド」編集部です。

複合機を使っている方なら、複合機でFAX受信も行っていることが多いと思います。
突然ですが、複合機でFAX受信をしている方の中で下記のようなお悩みはありませんでしょうか？

「受信した全てのFAXを紙出ししていたら枚数も増えるから、必要なものだけ出てくるようにしたい……」

そんなお悩みを解決すべく、今回はタイトル通り「受信したFAXをメールに転送する設定方法」について操作画面を用いて網羅的に解説いたします。

FAX転送のメリットとは？

方法をお伝えする前に、そもそもFAX転送を設定したらどのようなメリットがあるのでしょうか？
具体的に解説をすると下記の通りです。

1．枚数を抑えることができる

上記にもある通り、必要なものだけを印刷できるので、印刷する枚数やインクの無駄を抑えることができます。

「1枚に使う紙やインクの料金なんて……」と思うかもしれませんが、毎月の使用量をトータルしてみるとかなりのコスト削減が期待できます。

2．PCやスマートフォンで確認できる

業務が忙しくて席から離れられない時や外出時などでもPC・スマートフォンで簡単に確認することができます。

毎回複合機のところまで行って確認をしなければいけない面倒から解放されるのも大きなメリットの1つですね。

3．そのままデータとして保存・送信できる

取引先とのデータや、誰かに直接送りたい FAXは、PCやスマートフォンに転送できるため、スキャンすることなくそのまま送信できます。

また「過去のFAXを処分してしまった」「どこかに紛失してしまった」といったトラブルもデータとして保存しておけば回避できます。

この記事を書き進める中で、この機能の便利さを再認識しました。笑

FAX転送の設定方法とは？

前置きが長くなりましたが、ここからはFAX転送の方法についてご紹介します。

ここでは京セラの複合機で解説していきます。京セラ機以外でも多くの機種に同様の機能がついていますので、販売代理店やメーカーに確認してみてくださいね。

準備するものは、「①いつも使用しているメールアドレス（転送先）」と「②複合機用のメールアドレス（転送元）」の2つのメールアドレスです。

• まず[京セラ コマンドセンター]にアクセスし、管理者としてログインします。
• [機能設定]→[メール]の順に押すと、メール設定のページが開きます。
  ここには、複合機からFAX転送したいメールアドレスに送信するための「メールアドレス情報（転送元）」を入力します。
  ※SMTPサーバー名やポート番号などは使用しているメールによって異なりますので別途ご確認ください。

• そのまま下にスクロールすると下記画像の設定箇所が出てきます。

• 差出人アドレスに「複合機用のメールアドレス（転送元）」を入力し、[設定]をクリックします。
• 次に、アドレス帳に「転送先のメールアドレス」を登録します。
  コマンドセンターの[アドレス帳]→[本体アドレス帳]を開いて、[追加]をクリックします。

• 「名前、名前（フリガナ）、メールアドレス」を入力し、[設定]をクリックします。
• アドレス帳に追加されたことを確認してください。
• 次にコマンドセンター内の[機能設定]→[条件付き受信/転送]をクリックします。
• デフォルトではオフになっていますので、[設定/登録]をクリックします。
• 条件付き受信/転送を[すべての受信に適用する]に設定し、転送を[オン]にします。

そうすると下記画像のような設定画面が追加で表示されますので、[アドレス帳]をクリックします。

• 先ほど登録したアドレス帳を選択し、[設定]をクリックします。
• ファイル形式は、通常[PDF]または[TIFF]を選択しています。
• 印刷は、転送と同時に紙出しする場合はオンにして[設定]をクリックします。
  ※紙出ししない場合はオフのまま

以上で FAX 転送の設定は終了です。お疲れ様でした！

まとめ

いかがでしたでしょうか？

「このような機能がありながら意外と知らなかった」という人も多いのではないでしょうか？

冒頭にも述べた通り、トナーや料金の無駄を抑えることもできます。そして何よりも「紙の無駄遣いがなくなる、すなわち地球の環境にも優しい」という点が1番です！

業務効率も上がり、エコにもつながるこのFAX転送、ぜひ使ってみてはいかかでしょうか？

弊社の「biz-usクラウド」は、もし複合機の操作方法や複合機関連などのお困りごとにサポートスタッフがお電話やリモート操作で対応しますのでもしよろしかったらご相談ください！

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