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こんにちは。biz-us クラウドサポート編集部です。
複合機にはコピーやスキャン、FAXといった機能のほかにも、さまざまな便利機能が搭載されています。

今回は、オフィスでの業務効率を格段に向上させる「ファックス受信データのフォルダ自動転送」機能についてご紹介いたします。

フォルダ転送ではなくメール転送の方法は、以前「【エコにも繋がる】受信FAXをメールに転送する設定方法とは？」で解説しましたが、今回はフォルダ転送の設定方法をお伝えします。

FAX受信データのフォルダ転送のメリットとは？

FAX受信データをフォルダ転送するメリットは、ペーパーレスに寄与することはもちろん、特定のフォルダにデータを保存するため複数の社員がアクセスしやすいことです。その他も含め、具体的には以下のメリットが挙げられます。

FAX受信データのフォルダ転送のメリット

• メール転送と同様、リアルタイムでの確認が可能
• ペーパーレス化でき、書類整理の手間が省ける
• 特定のフォルダに自動転送されるため、チームでの共有が簡単
• データでの保管が可能

フォルダ転送の設定手順

①転送先のフォルダを作成する

事前に転送先となるフォルダを用意します。
転送先としては、PCのフォルダに転送する方法とサーバー上の共有フォルダに転送する方法の２つがありますが、おすすめはNAS^※などのデータ保存専用のサーバーに転送する方法です。

サーバーへの転送であればPCの容量を圧迫して動作が重くなることもありませんし、PCトラブルの際にデータが破損する危険性からも回避できます

転送先をPCのフォルダーに設定した場合、そのPCの電源がオフになっていると転送できなくなってしまうため注意が必要です。

※NAS＝「Network-Attached Storage」の略で、デバイスではなくネットワークに接続するタイプのファイルサーバー専用機のことを指します。

②複合機の操作パネルから転送設定

複合機の設定メニューから、ファックス受信データの転送先に①で作成したフォルダを指定します。宛先表（アドレス帳）に登録が必要な場合もあります。

③転送テストを実施する

設定が完了したらスマホなどを使って実際にファックスを送信し、データが指定したフォルダに転送されるかを確認します。

データ保存専用のサーバーの活用方法は？

ネットワーク内に専用サーバーを設けることで会社パソコンの負担を減らし、データ損失のリスクを回避できます。
当社でもこのシステムを活用しており、過去の見積り書類やデザインファイル、イベントの写真など、多種多様なファイルをサーバー上で管理しています。

多くの会社では、ファイルの命名規則やフォルダの保管場所を定めた「保存ルール」を設定し、フォルダを管理しています。ファイルの保存ルールを徹底することで業務の効率化を図り、企業の生産性を向上させることができます。

この記事をきっかけに「ファックス受信データをNASに自動的に転送して保存する」など、積極的に活用してみてはいかがでしょうか？

最後にFAX受信データのフォルダ転送に関するよくある質問をご紹介します。

FAX受信データのフォルダ転送に関するよくある質問

まとめ

今回は、複合機の「ファックス受信データをフォルダ転送する機能」について説明しました。

ファックス転送は、PCのフォルダに転送することも可能ですが、接続が切れてしまうと転送できなくなってしまう危険性があるためおすすめできません。
この記事で紹介したように、サーバー上のフォルダに転送する方法を試してみてくださいね。

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