こんにちは、「biz-us クラウド」サポート担当です。

企業規模がある程度拡大し、社内で所有しているPCの台数が増えくると、PC管理の必要性が高まってきます。

今回の記事ではPC管理の必要性や、基本的な管理項目と管理台帳の作成方法についてご紹介をさせていただきます。

いきなり「管理項目と管理台帳の作成」といっても分からない方も多いと思いますので、できるだけ分かりやすく解説をさせていただきます。

PC管理とは？

PC管理とは、その名の通り企業が所有するPCの状況を把握し、管理することを指します。

PC本体のハードウェアだけでなく、PCにインストールされているソフトウェア情報の両方を管理する必要があります。

PC管理の必要性

そもそもなぜPC管理が必要なのでしょうか？
下記にてPC管理の重要性を弊社視点を交えて3つを解説していきます。

1.コストの最適化

社内のPC利用状況を把握していないと利用していないPCやソフトがあるにもかかわらず、追加購入し、余分なコストを支払ってしまうかもしれません。

また、保守期間が過ぎているような古い機器を使い続けることで、機器トラブル等で予想外の費用がかかってしまうリスクもあります。

これらのことから会社として利用状況や契約状況を把握管理することが大切です。

2.セキュリティ対策

セキュリティ上の問題があると、サイバー攻撃により情報漏洩やサービスの停止などが発生し、不利益を被るだけでなく企業への信頼が損なわれてしまう危険性があります。

不正アクセス等を防止するために、OSやソフトウェアのアップデートに漏れがないか、従業員が不適切なソフトウェアを利用していないか等の確認が必要です。

3.コンプライアンスの強化

法律や規約の遵守のためにもPC管理は重要です。

例えば、ソフトウェアやクラウドサービスは、利用や複製等について条件や規約が定められています。また、利用期間中にそれらが変更になることもあります。

ライセンス管理ができていないと、知らないうちにライセンスの範囲を超えて利用してしまう可能性があります。

規約違反を犯してしまうことがないよう、ライセンス数や利用状況を把握し、適切な管理を行う必要があります。

PC管理の基本的な管理項目

先ほどでは「PC管理の必要性」について書かせていただきました。

今回のセクションでは「PC管理の基本的な管理項目」について以下の３つに分けてチェック項目をご紹介させていただきます。

IT資産管理

IT資産管理とは「パソコン、複合機、スマートフォン、タブレット、IP電話、Wi-Fi、オフィスソフト」など、ITにまつわる資産を正確に把握して管理することです。

インベントリ管理

インベントリとは英語で「目録」「在庫」等を意味し、インベントリ管理とは社内のIT資産に関するデータを一元管理し、可視化することです。

管理する内容は、CPUやメモリの性能、OSのバージョン、インストールされているソフトウェアなど多岐に渡ります。

ライセンス管理

近年ではMicrosoft 365（Office 365）等、サブスクリプション型のクラウドサービスを利用している会社様も多いのではないでしょうか？

ライセンス管理とは、ライセンスの期限や利用端末数、利用状況等、ライセンスにまつわる情報を管理することです。

利用していないPCのライセンス料を無駄に払っていたり、ライセンスの期限が切れて使えなくなってしまったりすることがないよう適切に管理しましょう。

PC管理台帳の作成方法

IT資産管理の方法としては以下の２つの方法が挙げられます。

Excelで管理台帳を作成する

1つ目は、Excelなどの表計算ツールを使って管理する方法です。Excelは多くの企業で広く使われており、使い慣れている人も多いため、導入の手間がなく最も手軽に始められる方法です。

ただ、台数が多くなってくると管理項目や更新作業が煩雑になり、手入力のためヒューマンエラーが起こり得る等のデメリットがあります。

PC管理ツールを導入する

2つ目は、PC管理ツールを導入する方法です。
ツールを用いる最大のメリットは、IT資産に関する情報を自動で収集し、一元的に管理できることです。

例えば、OSやソフトウェアのバージョン管理は、Excelが苦手とする業務の1つです。

基本的に1つのパソコンに複数のソフトウェアがインストールされているため、それらをすべてExcelで管理しようと思うとかなりの手間と時間がかかってしまうと思います。

その点、管理ツールを使えば、自動的にパソコンのバージョン情報等を収集できるため管理が楽になります。

パソコン管理台帳の導入は、一人情シスの方や、IT資産の管理に悩む企業にとって、非常に有効なツールとなるでしょう。

導入を検討している方は、是非ともこの記事の内容を参考にしてください！

まとめ

この記事では「コスト最適化やコンプライアンス強化につながる社内PC管理」ついてご紹介をさせていただきました。

ExcelやPC管理ツール等、自社にあった方法で管理台帳を作成して適切なPC管理を目指していき、パソコンの数が少ない企業の場合は、PC管理のためだけにツールを導入するのは正直難しい場合もあるかと思います。

そのような方におすすめなのが「biz-usクラウド」です。

biz-usクラウドとは？

「biz-usクラウド」は、ヘルプデスクやIT機器の診断レポート、訪問サポート等、中小企業のIT部門を総括的にサポートする機能が１つになったサービスです。

データ連携によって、PCの状況を一元管理可能で、Excelだけでは管理が難しい、OS・IPアドレス・メモリ・HDDの使用状況・セキュリティソフトの有無等の情報を自動で収集可能です。

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