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情シスの負担を軽減！ヘルプデスク代行のメリット・デメリットについて徹底解説！
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こんにちは、「biz-us クラウド」サポート担当です。
本記事では、中小企業の情報システム部門（情シス）の方に向けて、ヘルプデスク代行を使うメリットとデメリットについて解説をしていきます。
突然ですが企業のご担当者の中で、下記のようなお悩みはありませんでしょうか？
- 常に情シスが足りていない
- 情シスをいれたいけど人件費を削減したい
- 情シスを外注するか検討中だけど、どんな会社が良いのか分からない
「社内にノウハウを蓄積したい場合」は情報システム担当者を採用したほうがおすすめですが、多くの中小企業で一人情シス問題、もしくはゼロ情シスの場合があります。
まず結論からお伝えすると「とりあえず格安で全部任せたい！」という会社であれば外注（アウトソーシング）がおすすめです。
本記事のポイントについては下記になります。それでは上から順に早速解説をさせて頂きます。
この記事の要点
- 中小企業の情シス業務はますます複雑化しており人手不足に陥りがち
- とくにIT機器のトラブル対応に多くの労力が割かれている
- ヘルプデスク代行サービスを活用することで、情シスの業務負担を減らすことができる目次
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目次
１．中小企業の情シスが抱える課題
昨今、長期化するコロナ禍への対応策として、テレワーク、オンライン商談、クラウドサービス活用など、これまでアナログ・オフラインで行っていた業務をデジタル・オンライン化する流れが加速し、企業の重要なデータ資産を守る情報システム部門が経営に果たす役割はますます大きくなっています。
その一方で、様々なITツールの活用によって保守対象となるソフトウェア・ハードウェアが複雑化しているために、情報システム担当者の業務負担が大きくなっている側面もあります。
メタップス社の調査によれば、情報システム部門を1人で運営する企業のうち、過半数が「セキュリティ面が不安」「業務の負荷が大きく手が回らない」ことを課題として回答したとのことです。
そもそも情シスとは、次のような業務を担当する部門のことを指します。
- 社内ヘルプデスク
- PC設定・IT資産管理
- ネットワーク・サーバー等のITインフラ構築・保守
- 社内システムの開発・保守
- 情報セキュリティ対策
以上のような広範囲な領域に対する社員からの問い合わせやトラブルに対応しなければならないというのが業務負担を大きくする要因となっています。
そのような負担を軽減する方法として有効な施策の１つが、社内ヘルプデスク業務の外注（アウトソース）です。
関連記事：【中小企業向け】社内ヘルプデスクは外注できる？メリット・デメリット/選定ポイントを解説
２．ヘルプデスク業務とは？
ヘルプデスク業務とは、ハードウェアやソフトウェアなどに関するトラブルや、使い方、技術的な問い合わせに対応する業務を指します。
自社商品・サービスを販売した顧客からの問い合わせに対応する業務を「社外ヘルプデスク業務」、自社の社員からの問い合わせに対応する業務を「社内ヘルプデスク業務」といいますが、本記事では主に社内業務についての話なので、社内ヘルプデスク業務のことを「ヘルプデスク業務」とします。
ヘルプデスク業務では、主にパソコンや複合機、その他周辺機器などの設定やトラブル対応、メンテナンスを行います。幅広い知識が必要となるほか、緊急性の高い案件が多いため、情シス担当者の負担につながる要因の１つとなります。
３．ヘルプデスク代行のメリット
そんなヘルプデスク業務ですが、近年では業務そのものを外注することで効率化する企業が多くなってきました。ヘルプデスク業務を外注するのには、どのようなメリットがあるのでしょうか。
①未来へのIT戦略に集中できる
負担の大きいヘルプデスク業務を外注することで、情報システム担当者の業務負担を軽減するとともに、将来的に会社の成長につながるIT戦略の実現に向けてリソースを投下することができるようになります。
②社内の生産性向上
ヘルプデスク代行サービスでは、情報システム業務のプロフェッショナルが即時対応するため、対応速度が向上し、社内全体の生産性を向上することにもつながります。
③教育コストの削減
上述のとおり情報システム担当者には多くの知識が要求されるため、新人教育には多くの時間と労力が必要となります。
ヘルプデスク業務を外注することで、そうした教育コストを削減することができ、より柔軟な組織運営をすることができます。
外注先についてまとめた記事を以下でご紹介をしておりますので、ぜひご覧ください。
関連記事：【社内ヘルプデスク外注先5選】費用/相場/選定ポイントは？企業担当者必見！
４．ヘルプデスク代行のデメリット
上記でヘルプデスク代行のメリットについてご紹介しましたが、とはいってもデメリットもあります。これらの点に注意しながら、サービス導入を検討しましょう。
①自社にノウハウが蓄積されない
これはアウトソーシング全てに言えることですが、他社に代行してもらうことで、自社内で知見が蓄積されづらいという性質があります。
そのため、定期的に代行会社と情報共有し、マニュアル化を進めていくことで、なるべく知見を蓄積していくことをおすすめします。
②情報漏洩リスクがある
ITに関する重要な情報も含めて代行会社へ提供することになるため、もちろんのことながら自社内で完結するよりも情報漏洩リスクを保有することになります。
なるべくそのリスクを軽減するため、代行会社に対して取り扱う情報の範囲や管理方法などを事前に認識統一しておくことをお勧めします。
③場合によっては費用が高額になる
ヘルプデスク代行と一言にいっても、代行する業務範囲に応じて様々なサービスがあります。やみくもに全ての業務を代行してもらうと、コストが高くなることがあります。
自社内のリソースを鑑みて、代行が必要な業務範囲を予め整理し、業者選定することが望ましいでしょう。
５．「biz-usクラウド」のご紹介
それでは、ヘルプデスク代行にはどんなサービスがあるの？という方もおられると思います。
そんな方にぜひご覧いただきたいのが、「biz-usクラウド」というサービスです。
biz-usクラウドは基本料金2,000円～/月、1端末あたり+500円/月というリーズナブルな価格帯でパソコンや周辺機器、メールやインターネットなどのさまざまなトラブルを解決する保守サービスです。専門のサポートスタッフが電話、リモート、訪問にて復旧対応。中小企業のIT環境をトータルにバックアップします。
「biz-usクラウド」は、ネットワーク上の機器の状況を常時管理し、セキュリティ上の問題点を検知・通知しトラブルを未然に防止するほか、トラブルが発生した際も、専門スタッフがスピーディに解決するサービスです。
ヘルプデスク代行だけでなく、IT資産管理やセキュリティ対策も可能なので、他社にはない非常に高いコストパフォーマンスを実現します。
もし、上記のような課題をおもちの企業様で、ヘルプデスクやセキュリティ面で課題を抱えておられる企業様は、ぜひチェックしてみてください！
