パソコン
【中小企業向け】PC管理とは？必要性や管理台帳の作成方法
この記事は約 4 分で読めます。
こんにちは、「biz-usクラウド」サポート担当です。
企業規模がある程度拡大し、社内で所有しているPCの台数が増えてくると、PC管理の必要性が高まってきます。
今回の記事ではPC管理の必要性や、基本的な管理項目と管理台帳の作成方法についてご紹介いたします。
突然「管理項目と管理台帳の作成」といっても分からない方も多いと思うから、できるだけ分かりやすく解説していくよ！
目次
PC管理とは、企業が所有するPCとデータを把握・管理すること
PC管理とは、企業が所有するパソコンとデータを適切に管理し、資産を保護、コンプライアンス遵守、セキュリティを強化するためのプロセスです。
PC本体のハードウェアだけでなく、PCにインストールされているソフトウェア情報の両方を管理する必要があります。
PC管理の必要性
そもそもなぜPC管理が必要なのでしょうか？
以下でPC管理の重要性を弊社視点を交えて3つを解説していきます。
1.コストの最適化
社内のPC利用状況を把握していないと利用していないPCやソフトがあるにもかかわらず、追加購入し、余分なコストを支払ってしまうかもしれません。
また、保守期間が過ぎているような古い機器を使い続けることで、機器トラブル等で予想外の費用がかかってしまうリスクもあります。
これらのことから会社として利用状況や契約状況を把握管理することが大切です。
2.セキュリティ対策
セキュリティ上の問題があると、サイバー攻撃により情報漏洩やサービスの停止などが発生し、不利益を被るだけでなく企業への信頼が損なわれてしまう危険性があります。
不正アクセス等を防止するために、OSやソフトウェアのアップデートに漏れがないか、従業員が不適切なソフトウェアを利用していないか等の確認が必要です。
3.コンプライアンスの強化
法律や規約の遵守のためにもPC管理は重要です。
例えば、ソフトウェアやクラウドサービスは、利用や複製等について条件や規約が定められていたり利用期間中にそれらが変更になることもあるよ！
ライセンス管理ができていないと、知らないうちにライセンスの範囲を超えて利用してしまう可能性があります。
規約違反を犯してしまうことがないよう、ライセンス数や利用状況を把握し、適切な管理を行う必要があります。
PC管理の基本的な管理項目
「PC管理の基本的な管理項目」は、以下の３つがあります。
- IT資産管理
- インベントリ管理
- ライセンス管理
項目ごとに説明します。
IT資産管理
IT資産管理とは「パソコン、複合機、スマートフォン、タブレット、IP電話、Wi-Fi、オフィスソフト」など、適切な会計を行うためにITにまつわる資産を正確に把握して管理することです。
管理台帳に保有しているIT資産の取得から廃棄までを記録する必要があります。
インベントリ管理
インベントリとは英語で「目録」や「在庫」などを意味し、インベントリ管理とは社内のIT資産に関するデータを一元管理し、可視化することです。
管理する内容は、CPUやメモリの性能、OSのバージョン、インストールされているソフトウェアなど多岐に渡ります。
ライセンス管理
近年ではMicrosoft 365（Office 365）など、サブスクリプション型のクラウドサービスを利用している会社様も多いのではないでしょうか？
ライセンス管理とは、ライセンスの期限や利用端末数、利用状況など、ライセンスにまつわる情報を管理することです。
利用していないPCのライセンス料を無駄に払っていたり、ライセンスの期限が切れて使えなくなってしまったりすることがないよう適切に管理しましょう。
PC管理台帳の作成方法
IT資産管理の方法としては以下の２つの方法が挙げられます。
Excelで管理台帳を作成する
1つ目は、Excelなどの表計算ツールを使って管理する方法です。Excelは多くの企業で広く使われており、使い慣れている人も多いため、導入の手間がなく最も手軽に始められる方法です。
ただ、台数が多くなってくると管理項目や更新作業が煩雑になり、手入力のためヒューマンエラーが起こり得るなどのデメリットがあります。
PC管理ツールを導入する
2つ目は、PC管理ツールを導入する方法です。
ツールを用いる最大のメリットは、IT資産に関する情報を自動で収集し、一元的に管理できることです。
例えば、OSやソフトウェアのバージョン管理はExcelが苦手とする業務の1つだよ！
基本的に1つのパソコンに複数のソフトウェアがインストールされているため、それらをすべてExcelで管理しようと思うとかなりの手間と時間がかかるでしょう。
その点、管理ツールを使えば、自動的にパソコンのバージョン情報などを収集できるため管理が楽になるので、パソコン管理台帳の導入は、一人情シスの方や、IT資産の管理に悩む企業にとって非常に有効なツールとなるでしょう。
一方、biz-us クラウドのようなパソコンサポートの専門業者にサポートを依頼すれば、上記のような手間のかかる事前準備は一切不要で、サポートが受けられます。
社内に情シスが一人しかいない場合や、ヘルプデスクを楽しめる人がいない場合は、以下の記事にてヘルプデスクの外注についてご紹介をしておりますので是非ご覧ください。
≫【事例あり】ヘルプデスクをアウトソーシングするメリットとデメリット3選
まとめ
この記事では「コスト最適化やコンプライアンス強化につながる社内PC管理」についてご紹介をさせていただきました。
ExcelやPC管理ツールなど、自社にあった方法で管理台帳を作成して適切なPC管理を目指していき、パソコンの数が少ない企業の場合は、PC管理のためだけにツールを導入するのは正直難しい場合もあるかと思います。
そのような方におすすめなのが「biz-usクラウド」です。
